Инвентаризация
Определяем объём, состояние и категории документов.
Ведение и восстановление архива
Архив, в котором нужный документ действительно можно найти
Систематизируем бумажные и электронные документы, определяем сроки хранения и готовим архив к проверке, спору, реорганизации или передаче ответственному сотруднику.
Оценить состояние архива
01
Какие задачи решаем
- Аудит архива и выявление недостающих документов.
- Разработка или актуализация номенклатуры дел.
- Сортировка по видам, периодам и срокам хранения.
- Формирование дел, нумерация, описи и подготовка к переплёту.
- Организация электронного каталога и правил доступа.
- Восстановление документов и подготовка к проверкам.
- Подготовка архива к реорганизации, ликвидации или передаче.
02
Почему архив — часть юридической безопасности
В споре и при проверке имеет значение не только то, что происходило, но и то, чем компания может это подтвердить. Системный архив сокращает время на поиск доказательств и снижает риск утраты первичных документов.
03
Как проходит работа
Проект системы
Согласуем структуру хранения, права доступа и результат передачи.
Обработка
Сортируем, описываем, маркируем и формируем дела.
Передача
Предоставляем описи, правила работы и перечень недостатков.
Первый практический шаг
Начните с одной категории документов
Направьте фотографии или краткое описание архива. Оценим объём и предложим порядок приведения документов в систему.